"Aide rapide Excel" : le blog réactif aux problèmes sur Excel

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Comment supprimer les doublons ?

Rien de plus simple sur Excel 2007 !

  1. Sélectionnez le tableau dans lequel vous voulez supprimer les doublons [Ctrl+*]
  2. Dans le menu Données, groupe Outils de données, cliquez sur l'icône Supprimer les doublons.
  3. Une fenêtre s'ouvre dans laquelle on vous demande de sélectionner la ou les colonnes contenant les doublons ; une fois la sélection faite, cliquez sur OK.
  4. Et voilà le travail !
Simple et rapide, merci Excel 2007 !

Pour ceux qui n'ont pas Excel 2007 ou qui ne font pas confiance à cette fonction, voilà la méthode pour les identifier rapidement :
  1. insérez une colonne à droite de celle contenant les doublons [par souci pédagogique, on appellera cette colonne C]
  2. triez le tableau par la colonne B par valeurs, en ordre croissant par exemple ;
  3. écrivez la formule suivante en C2 =si(B=B1;"DOUBLONS";"") : tous les doublons sont identifiés dans la colonne C grâce à une formule ;
  4. copiez la colonne C et collez les valeurs sur la colonne C : en retriant le tableau, les "DOUBLONS" ne seront plus perdus, puisqu'ils ne correspondent plus à une formule mais à une valeur ;
  5. triez le tableau par la colonne C par valeurs.
Voilà, tous les doublons sont ensemble, il ne reste plus qu'à les supprimer.
Gare, cela dit, aux cellules vides. Si vous n'en voulez pas, les deux méthodes exposées vous en laisseront une. Toutes les autres cellules vides de la colonne B auront en effet été considérées comme des doublons sauf la première trouvée.


À bientôt pour de nouvelles aventures sur Excel !

Comment limiter un nombre de caractères dans une colonne Excel ?

Bonjour à tous,

Une nouvelle requête m'a été formulée, suffisamment intéressante pour que je décide de la partager avec vous. Il faut dire, bien utilisé, cela pourrait devenir un outil très puissant.
Ou pas...

Il s'agit de la validation de données ; autrement dit, contrôler le type de données écrites. Dans le cas particulier que je vais expliquer, il s'agit de faire en sorte que le contenu de la cellule ne dépasse pas x caractères (ou x est un entier). Petit rappel : les espaces sont considérées comme des caractères et comptées en tant que tels.

Dans le menu Données, groupe Outils de données (sur 2007), vous allez dans Validation de données et sélectionnez Validation de données...
Excel lui-même explique très bien l'intérêt de cet outil : "Empêche la saisie de données non valides dans une cellule. Par exemple, vous pouvez rejeter une date incorrecte ou un nombre supérieur à 1000. Vous pouvez également ordonner que la saisie se fasse à partir d'une liste déroulante de valeurs que vous spécifiez."

Supposons que vous désiriez que cette validation se fasse sur l'ensemble de la colonne A.
  1. Allez en A1, puis sélectionnez la colonne A en appuyant sur l'en-tête de colonne.
  2. Ouvrez la fenêtre Validation de données [dans le menu Données, groupe Outils de données (sur 2007), vous allez dans Validation de données et sélectionnez Validation de données...]
  3. Onglet Options, sélectionnez Personnalisé dans le menu déroulant Autoriser.
  4. Dans le champ Formule qui apparaît, tapez =nbcar(A1)<=x [la formule calclule le nombre de caractères dans la cellule A1 et vérifie que ce nombre soit inférieur ou égal à x]
  5. Vous pouvez vous amuser un peu avec les onglets Message de saisie et Alerte d'erreur, mais cela n'est pas nécessaire.
  6. Cliquez sur OK.
  7. Si votre saisie dans une cellule de la colonne A contient plus de x caractères, vous aurez alors droit à un message d'erreur.
Perso je trouve ça assez sympa !
Allez, c'est tout pour aujourd'hui.
Si vous avez un problème, ou que quelque chose cloche par rapport à mes instructions, n'hésitez pas à revenir vers moi.

En attendant, bonne journée sur Excel.

Et @+

Comment changer la casse d'un texte ?

Bonjour à tous,

Voilà une question qui m'a été posée récemment. Une question que vous vous êtes peut-être déjà posée par ailleurs. Une question dont la réponse est simple et sans appel.
Niet, niet et trois fois niet, ce qui veut dire non, non et trois fois non en russe (comme disait mon professeur de grec...). Sur Excel, il n'y a pas de façon simple de changer la casse du texte contenue dans une cellule.

Faut dire, l'idée est avenante : en effet, sur Word, rien de plus facile. Sur la version 2007, il existe un petit bouton dans l'onglet Accueil, dans le groupe Police. Quand on clique dessus, cela donne ceci :
C'est suffisamment explicite pour être simple à utiliser. Plus rapide, même, on utilise le raccourci Maj+F3 qui permet de passer tour à tour de la casse MAJUSCULE à la casse minuscule puis à la casse Nom Propre avant de repasser à MAJUSCULE, etc.

Sur Excel ? Rien de ce genre malheureusement. Il faut dire, Excel est un tableur, et Word un traitement de texte. Excel manipule avant tout des nombres, Word du texte. Et changer la casse d'un nombre, ça a peu de sens.

Cela dit, n'allons pas verser des larmes éplorées sur les épaules des pauvres ingénieurs responsables de la création d'Excel, quelques fonctions ont été mises à notre disposition ! Tout aussi explicites, elles s'appellent MAJUSCULE, MINUSCULE ou NOMPROPRE, et respectivement elles mettent tout le texte en majuscules, en minuscules, ou la première lettre des mots en majuscules.

Imaginons qu'en A1, nous ayons michel Tartanpion :
  • MAJUSCULE(A1) donnera MICHEL TARTANPION ;
  • MINUSCULE(A1) donnera michel tartanpion ;
  • NOMPROPRE(A1) donnera Michel Tartanpion.
La manip consistera donc à créer une colonne dans laquelle on fera nos modifications à partir des fonctions évoquées ci-dessus, puis à procéder à un copier-coller de valeurs dans la colonne de départ pour finir par supprimer la colonne précédemment insérée ou utilisée.

Et voilà !

P.S. on peut toujours passer par Word, faire les modifs puis recopier le résultat obtenu sur Excel.

P.P.S. on m'a posé la même question pour Outlook ; comme sur Word, un simple Maj+F3 du texte sélectionné permettra d'en changer la casse : magique, non ?

P.P.P.S. un mail d'une lectrice assidue de mon blog m'interrogeait sur le fonctionnement de la manipulation évoquée dans le P.P.S. sur Outlook 2003 ; cela ne fonctionnait pas pour elle. Si c'est votre cas, n'oubliez pas d'utiliser Word comme éditeur de mail. Rien de bien compliqué : vous déroulez le menu Outils d’Outlook, vous sélectionnez Options... vous affichez l'onglet Format du courrier et vous cochez l’option Utiliser Word pour modifier des messages électroniques. Et voilà !

Comment rendre "invisible" une feuille ?

Il arrive parfois que l'on doive travailler avec des données sensibles - j'entends par là des données qui ne doivent pas être rendues disponibles à tous, ou qui ne doivent pas être modifiées dans nos tableaux. Et pourtant, l'on doit parfois envoyer de tels tableaux à plusieurs personnes à la fois. Que faire alors ?
Plusieurs solutions s'offrent à nous selon le degré de sensibilité des informations, chacune ayant ses avantages et ses inconvénients.

1. Le plus simple, et le plus "sécurisé" consiste à copier dans un nouveau classeur les tableaux (les feuilles complètes parfois) dont on a besoin en ne copiant que les valeurs (Copier/Collage spécial/Valeurs). Inconvénient, il n'y a plus du tout de fonctions dans de tels tableaux, et si l'on veut modifier un seul paramètre pour voir comment le tableau évolue, cela n'est plus possible.

2. Une solution, un peu moins simple, mais pas tout aussi sécurisée (je reviendrais dessus tout à l'heure) consiste à séparer les données sensibles, les mettre dans une ou plusieurs feuilles sur le classeur, et rendre complètements invisibles ces feuilles. En réalité, elles ne sont pas rendues invisibles. Elles sont masquées, ce qui reste une opération tout à fait simple, mais pas du tout sécurisée : il suffit en effet d'un clic droit sur les onglets des feuilles pour faire apparaître Afficher, et pouvoir ainsi afficher les feuilles précédemment masquées. Comment être certain que les collaborateurs à qui l'on envoie le fichier ne pourront pas afficher les feuilles masquées ? En les masquant, puis en protégeant la structure du classeur avec un mot de passe.
  • On sélectionne la feuille que l'on souhaite cacher en cliquant sur son onglet en bas de la page.
  • Clic droit sur l'onglet, on clique sur Masquer.
  • Onglet Révisions, groupe Modifications, icône Protéger le classeur, sélectionner Protéger la structure et les fenêtres.
  • Dans la fenêtre qui s'ouvre, pour les Éléments à protéger on laisse Structure coché et Fenêtres décoché.
  • On saisit un mot de passe puis on clique sur Ok. On confirme le mot de passe et on clique une nouvelle fois sur le bouton Ok.
La feuille est cachée et l'on ne peut pas l'afficher sans le mot de passe. Bien sûr, on peut cacher plusieurs feuilles à la fois.
Pour afficher de nouveau la feuille, il faudra ôter la protection : onglet Révisions, groupe Modifications, icône Protéger le classeur, désélectionner Protéger la structure et les fenêtres. Une fenêtre intitulée Ôter la protection du classeur s'ouvre dans laquelle on saisira le mot de passe puis cliquera sur Ok. Un clic droit sur les onglets de feuille, on clique sur Afficher. On sélectionne alors dans la liste Afficher la feuille, la feuille que cachée et l'on clique sur le bouton Ok. La feuille est de nouveau accessible par les onglets en bas de la page.

Avantages de cette méthode : vous n'avez pas à vous farcir de fastidieux Copie/Collage de valeurs, vos fonctions existent toujours laissant ainsi la possibilité à vos collaborateurs de faire jouer certains paramètres sans pour autant modifier les données cachées.
Inconvénient : les données sont certes cachées, mais elles existent toujours dans le classeur, et, avec un peu de débrouillardise, il est assez facile de les récupérer... - ce qui peut être gênant si l'on voulait préserver la confidentialité.

Mais bon, c'est une astuce bonne à savoir, alors, pourquoi s'en priver ?

Quel est l'âge du capitaine ?

Ah le formulaire est utile ! Quelle heureuse nouvelle !
On m'a demandé comment obtenir automatiquement l'âge d'une personne dont on connaît la date de naissance. Ah, s'amuser avec les dates sur Excel, quel plaisir inégalable ! Mais bon, sans faire d'aparté, rentrons dans le vif du sujet.
Oui, si je connais la date de naissance du capitaine, Excel peut me dire quel âge il a aujourd'hui !
La formule est la suivante : =DATEDIF(A1;AUJOURDHUI();"y")
où, en A1, on suppose qu'est écrite la date de naissance.

Et voilà !
Pas besoin de faire quoi que ce soit, à la prochaine ouverture du fichier, Excel, tout seul comme un grand, actualisera la date d'AUJOURDHUI() et donc l'âge calculé !


P.S. Si je n'ai qu'un commentaire à faire, ce sera celui-ci : pourquoi Excel ne nous propose pas cette fonction directement ? Il semblerait en effet que pour la faire fonctionner sur Excel 2003, il faille activer la macro complémentaire "Utilitaire d'analyse". [Pour cela, allez dans le menu "Outils/ Macros complémentaires", cochez l'option "Utilitaire d'analyse" et cliquez sur OK.] Je dis Excel 2003, parce que sur Excel 2007 je n'ai pas eu besoin de faire quoi que ce soit, et la fonction marchait très bien. N'hésitez pas à me tenir informé si vous rencontrez des problèmes avec cette fonction. En attendant, à la prochaine.

Raccourcis claviers les plus utilisés sur Excel

Excel n'est pas Word.
Ouh la la, ça commence bien !
Comme dirait Dupond, je dirais même plus, Excel n'est pas Access.
Mazette, je crois que tout le monde pourra reconnaître que je suis sacrément observateur !

Plus sérieusement, Excel n'est ni Word ni Access, parce que ce n'est ni un logiciel de traitement de texte ni un système de gestion de base de données.

Excel est un tableur. C'est même un tableur-grapheur, nom barbare qui désigne les tableurs sachant produire des graphiques ! Mais ce ne sont pas ses seules limitations, loin de là : Excel peut gérer des bases de données simples, effectuer des analyses statistiques, créer des tableaux croisés dynamiques, il possède des capacités de tri, de filtrage mais aussi de consolidation. Enfin, grâce à un langage informatique spécifique, le VBA, il permet de créer des macros pour faire à peu près tout ce qu'on rêve de faire sur un tableur, et même plus !

À ce titre (et désolé pour la longue introduction), il est évident que ce que l'on fait sur Excel n'est pas identique à ce que l'on fait sur Word ou Access ; et du fait de ces spécificités dans l'utilisation de notre tableur préféré, il s'ensuit que beaucoup de raccourcis claviers employés sous Excel correspondent à des actions spécifiques qui n'ont pas leur équivalent sous Word (et vice et versa, comme chantaient les Inconnus).

F2 Modification de la cellule active
Maj+F2 Modification d'un commentaire de cellule
F3 Collage d'un nom dans une formule
Maj+F3 Collage d'une fonction dans une formule
Ctrl+F3 Définition d'un nom
F4 Répétition de la dernière action (mode non édition)
Bascule entre les références absolues et relatives (mode édition)
Ctrl+F4 Fermeture de la fenêtre
Ctrl+F6 Déplacement vers la fenêtre suivante du classeur
F9 Calcul de l'ensemble des feuilles de tous les classeurs ouverts
Maj+F9 Calcul de la feuille active
Maj+F10 Affichage d'un menu contextual
F11 Création d'un graphique
Maj+F11 Insertion d'une nouvelle feuille de calcul
Ctrl+F12 Commande Ouvrir

Se déplacer :
Ctrl+Tab Passer d'un classeur ouvert à un autre
Ctrl+PgUp Passer rapidement à la feuille précédente du classeur
Ctrl+PgDown Passer rapidement à la feuille suivante du classeur
Ctrl+Left Atteindre la première colonne d'un tableau (ou de la feuille)
Ctrl+Right Atteindre la dernière colonne d'un tableau (ou de la feuille)
Ctrl+Up Atteindre la dernière ligne d'un tableau (ou de la feuille)
Ctrl+Down Atteindre la dernière ligne d'un tableau (ou de la feuille)
Ctrl+Home Atteindre la cellule A1

Spécial VBA :
Alt+F8 Affichage de la boîte de dialogue MACRO
Alt+F11 Bascule entre Visual Basic Editor et Excel

Raccourcis claviers les plus utilisés

Je ne cesserai d'insister là-dessus : apprenez vos raccourcis claviers, et gagner du temps dans vos manipulations quotidiennes sur Excel !

Mettons-nous d'accord, je ne vais pas vous recenser tous les raccourcis claviers, et, pour la plupart d'entre eux, vous les connaissez déjà probablement. Autre remarque, la plupart fonctionne aussi bien sous Word que sous Excel. D'ailleurs, dans un premier temps, je vais recenser les raccourcis communs, puis je passerai aux raccourcis spécifiques à Excel.

0. Affichage de l'aide (sous-exploitée à mon goût...) : F1
1. le triptyque Copier - Coller - Couper : Ctrl+c - Ctrl+v - Ctrl+x
2. Rechercher - Remplacer : Ctrl+f - Ctrl+h
3. Annuler - Rétablir : Ctrl+z - Ctrl+y
4. Gras - Italique - Souligné : Ctrl+g - Ctrl+i - Ctrl+u
5. Imprimer - Aperçu avant impression : Ctrl+p - Ctrl+F2
6. Enregistrer sous - Enregistrer : F12 - Ctrl+s
7. Ouvrir un fichier - Créer un nouveau document : Ctrl+o - Ctrl+n
8. Atteindre : F5
9. Fermer : Alt+F4
10. Lien hypertexte : Ctrl+k

Il existe bien plus de raccourcis claviers, qui vous sont plus ou moins utiles selon vos besoins et l'utilisation que vous faîtes de la suite Office. Certains sont spécifiques à Word ou Excel, ou ne permettent pas exactement d'obtenir la même chose.

Ainsi le raccourci Alt+Entrée permet :
* sur Word, d'effectuer un saut de ligne (à ne pas confondre avec le saut de paragraphe, obtenu avec un simple Entrée) ;
* sur Excel, en édition de cellule, d'obtenir un saut de ligne.
Certes, la différence est subtile ; mais elle existe tout de même. Les raccourcis énoncés précédemment sont utilisables lorsque l'on parcourt une feuille Excel ou un document Word, pas lorsque l'on procède à une action spécifique.

À ce propos, sur Excel, l'édition d'une cellule se fait en tapant sur la touche F2 ; pratique, non ? Pour les raccourcis claviers les plus utilisés sur Excel (et spécifique à cette application), ne manquez pas de consulter le post ad hoc.

Sur ce, à bientôt !